Werkkostenregeling (WKR): belastingvoordeel voor uw personeel

Over deze regeling

Heeft u personeel in dienst? Dan mag u uw medewerkers iets extra geven waarover u geen belasting betaalt. Dit doet u via de werkkostenregeling (WKR). Een klein deel van de lonen die u betaalt, mag u gebruiken voor deze extra’s. Dit bedrag heet de vrije ruimte.U kunt deze vrije ruimte op 3 manieren gebruiken:u geeft geld: bijvoorbeeld een vergoedingen voor een kappersbezoeku geeft een cadeau: bijvoorbeeld een kerstpakket of een verjaardagscadeauu leent iets uit: bijvoorbeeld een fiets van de zaakWat zijn de voorwaarden voor de WKR?Wilt u de WKR gebruiken? Dan moet u zich houden aan deze voorwaarden:Blijf onder het maximale bedrag: zolang u binnen de vrije ruimte blijft, betaalt u geen loonbelasting. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon: dit is loon waarover geen belasting moet worden betaald. Aanwijzen als eindheffingsloon doet u bijvoorbeeld in een e-mail aan uw werknemer, in een personeelshandboek of in de CAO. Doet u dit niet? Dan ziet de Belastingdienst het als loon en moet er alsnog belasting over worden betaald.Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat extra deel wel belasting (de eindheffing). U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen.Lees meer over de eindheffing en het berekenen van de vrije ruimte in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen.Extra's die niet meetellen voor de vrije ruimteSommige zakelijke kosten mag u altijd onbelast vergoeden, geven, of uitlenen. Deze kosten gaan niet af van uw vrije ruimte. Dit geldt voor:zakelijke kosten (gerichte vrijstelling), zoals een vergoeding voor thuiswerkkosten, een ov-abonnement of een VOG-aanvraagvoorzieningen op de werkplek (nihilwaardering), zoals een werkuniform en koffie op de werkplekKijk dus eerst of een vergoeding in deze groep valt. Is dat niet het geval? Dan kunt u de 'vrije ruimte' gebruiken voor andere extra’s, zoals een kerstpakket of een andere vergoeding. Zo houdt u er meer vrije ruimte over.Meer weten over gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? Kijk in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen.Hoe regelt u de werkkostenregeling?Als werkgever geeft u de kosten voor de WKR door bij uw aangifte loonheffingen. Blijft u binnen de vrije ruimte? Dan hoeft u geen extra belasting te betalen en dit ook niet apart aan te geven. Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan moet u extra belasting (eindheffing) betalen. Dit doet u op z'n laatst bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Belangrijkste voorwaarden

• U moet zich houden aan de voorwaarden van de WKR
• Blijf onder het maximale bedrag van de vrije ruimte
• Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon
• Geef meer uit dan de vrije ruimte, dan betaalt u eindheffing
• Controleer of vergoedingen onder gerichte vrijstellingen vallen

Samengevat door AI uit de officiële regeling — controleer altijd de volledige voorwaarden op de bronpagina voordat je aanvraagt.