Werkkostenregeling (WKR): belastingvoordeel voor uw personeel

Over deze regeling

Heeft u personeel in dienst? Dan mag u uw medewerkers iets extra geven waarover u geen belasting betaalt. Dit doet u via de werkkostenregeling (WKR). Een klein deel van de lonen die u betaalt, mag u gebruiken voor deze extra’s. Dit bedrag heet de vrije ruimte.U kunt deze vrije ruimte op 3 manieren gebruiken:u geeft geld: bijvoorbeeld een vergoedingen voor een kappersbezoeku geeft een cadeau: bijvoorbeeld een kerstpakket of een verjaardagscadeauu leent iets uit: bijvoorbeeld een fiets van de zaak Werkkostenregeling: onbelast extra’s bieden aan uw personeel  U kunt extra’s vergoeden, geven of uitlenen. Extra’s binnen vrije ruimte  Zoals: Sportabonnement Kerstpakket Fiets Administratie: in uw administratie wijst u dit aan als eindheffingsloon. Let op: u moet het aanwijzen vóór het moment van geven. Effect vrije ruimte: boven de vrije ruimte 80% belast bij werkgever Zakelijke kosten die zijn vrijgesteld Zoals:  Reiskosten Studie Overnachting voor werk Administratie: in uw administratie wijst u dit aan als eindheffingsloon. Let op: er gelden vaste normen per vrijstelling.   Effect vrije ruimte: de zakelijke kosten die zijn vrijgesteld gaan niet van de vrije ruimte af, tenzij u boven de norm komt. Hulpmiddelen op de werkplek Zoals:  Bureau  Werkuniform  Koffie  Administratie: u verwerkt dit voor 0 € in uw administratie  Effect vrije ruimte: deze hulpmiddelen op de werkplek gaan niet van de vrije ruimte af. Tip: Check eerst of uw vergoeding onder een vrijstelling valt. Zo houdt u meer vrije ruimte over voor andere extra’s.   Wat zijn de voorwaarden voor de WKR?Wilt u de WKR gebruiken? Dan moet u zich houden aan deze voorwaarden:Blijf onder het maximale bedrag: zolang u binnen de vrije ruimte blijft, betaalt u geen loonbelasting. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon: dit is loon waarover geen belasting moet worden betaald. Aanwijzen als eindheffingsloon doet u bijvoorbeeld in een e-mail aan uw werknemer, in een personeelshandboek of in de CAO. Doet u dit niet? Dan ziet de Belastingdienst het als loon en moet er alsnog belasting over worden betaald.Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat extra deel wel belasting (de eindheffing). U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen.Lees meer over de eindheffing en het berekenen van de vrije ruimte in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen.Extra's die niet meetellen voor de vrije ruimteSommige zakelijke kosten mag u altijd onbelast vergoeden, geven, of uitlenen. Deze kosten gaan niet af van uw vrije ruimte. Dit geldt voor:zakelijke kosten (gerichte vrijstelling), zoals een vergoeding voor thuiswerkkosten, een ov-abonnement of een VOG-aanvraag. Er gelden vaste normen per vrijstellingvoorzieningen op de werkplek (nihilwaardering), zoals een werkuniform en koffie op de werkplekKijk dus eerst of een vergoeding in deze groep valt. Is dat het geval? Dan kunt u de 'vrije ruimte' gebruiken voor andere extra’s, zoals een kerstpakket of een andere vergoeding. Zo houdt u er meer vrije ruimte over.Meer weten over gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? Kijk in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen.Hoe regelt u de werkkostenregeling?Als werkgever geeft u de kosten voor de WKR door bij uw aangifte loonheffingen. Blijft u binnen de vrije ruimte? Dan hoeft u geen extra belasting te betalen en dit ook niet apart aan te geven. Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan moet u extra belasting (eindheffing) betalen. Dit doet u op z'n laatst bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Belangrijkste voorwaarden

• Blijf onder het maximale bedrag van de vrije ruimte
• Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon
• Geeft u meer uit dan de vrije ruimte, dan betaalt u belasting over het extra deel
• Controleer of vergoedingen onder een vrijstelling vallen
• Administratie moet correct worden bijgehouden
• Vaste normen gelden per vrijstelling

Samengevat door AI uit de officiële regeling — controleer altijd de volledige voorwaarden op de bronpagina voordat je aanvraagt.

Voor wie is dit?

Werkgevers met personeel in dienst kunnen gebruikmaken van de werkkostenregeling. De brontekst maakt geen onderscheid naar rechtsvorm of sector — elke werkgever die loonheffingen afdraagt en medewerkers in dienst heeft, kan de regeling toepassen. De WKR stelt werkgevers in staat om een deel van de loonsom te gebruiken voor onbelaste vergoedingen, cadeaus of uitleen van spullen aan werknemers. Denk aan een kerstpakket, een verjaardagscadeau of een fiets van de zaak. Voorwaarde is wel dat de werkgever de vergoedingen tijdig aanwijst als eindheffingsloon — dit kan via een e-mail aan de werknemer, in een personeelshandboek of in de CAO. Wie dat nalaat, ziet de Belastingdienst de vergoeding alsnog als regulier loon, met belastingplicht als gevolg. De brontekst noemt geen specifieke uitsluitingen van doelgroepen of sectoren.

Wat krijg je?

Via de WKR mag een werkgever een deel van de totale loonsom — de zogeheten vrije ruimte — gebruiken voor onbelaste vergoedingen, cadeaus of het uitlenen van spullen aan medewerkers. Zolang de uitgaven binnen die vrije ruimte blijven, is er geen loonbelasting verschuldigd. De vrije ruimte wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld; concrete percentages of bedragen staan niet in de brontekst. Gaat een werkgever over de vrije ruimte heen, dan betaalt hij over het meerdere eindheffing. Over dat bedrag zijn geen premies volksverzekeringen, werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw verschuldigd. Bepaalde zakelijke kosten — zoals een ov-abonnement, thuiswerkvergoeding of VOG-aanvraag — tellen helemaal niet mee voor de vrije ruimte en zijn altijd onbelast.

Hoe vraag je aan?

1. Controleer of een vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering — die kosten gaan niet af van de vrije ruimte.
2. Wijs vergoedingen die wél ten laste van de vrije ruimte komen tijdig aan als eindheffingsloon, bijvoorbeeld via een e-mail, personeelshandboek of CAO.
3. Houd bij hoeveel van de vrije ruimte u gedurende het jaar gebruikt.
4. Geef de kosten voor de WKR door bij uw aangifte loonheffingen.
5. Bent u over de vrije ruimte heen gegaan, betaal dan de eindheffing uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Veelgestelde vragen

Wie en wat

Voor: MKB (incl. zzp), Grootbedrijf

Themas: Arbeidsmarkt, Ondernemerschap

Vergelijkbare regelingen